Dienstreise 2024

Anstatt der ursprünglichen Bezeichnung “regelmäßige Arbeitsstätte” wird von der “ersten Tätigkeitsstätte” gesprochen. Steuerlich berücksichtigt werden dabei die Fahrten, die zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte zurück gelegt werden. Dafür kann von der Entfernungspauschale Gebrauch gemacht werden. Die Dienstreise, die darüber hinaus geht, kann entweder anhand pauschaler Kilometersätze oder anhand der tatsächlichen Kosten abgesetzt werden.

Um eine erste Tätigkeitsstätte zu benennen, werden gewisse dienst- und arbeitsrechtliche Kriterien betrachtet. Stattdessen kann jedoch auch von einer ersten Tätigkeitsstätte ausgegangen werden, wenn der Arbeitnehmer sich für gewöhnlich täglich dort aufhält oder die wöchentliche Aufenthaltsdauer des Arbeitnehmers in der Arbeitsstätte zwei Tage pro Woche oder ein Drittel der gesamten Arbeitszeit beträgt.

Es kann auch dann von einer ersten Tätigkeitsstätte gesprochen werden, wenn eine unbefristete Zuordnung zu einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers vorliegt, oder der Zeitraum auf mindestens 48 Monate festgelegt ist.

Rechtslage vor 2014

Nach einer Änderung in der Rechtssprechung des BFH bezüglich Auswärtstätigkeiten, wurde eine Definition der Bezeichnung regelmäßige Arbeitsstätte in einem Schreiben der Finanzverwaltung veröffentlicht und somit auch die Dienstreise definiert. Demnach handelt es ich um eine regelmäßige Arbeitsstätte, wenn

• der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer dauerhaft einer seiner betrieblichen Einrichtungen zuordnet oder
• der zeitliche Aufwand des Arbeitnehmers, den er für den Aufenthalt in einer betrieblichen Einrichtung seines Arbeitgebers betreibt, bei jedem Arbeitstag, einem vollen Arbeitstag pro Arbeitswoche oder bei mindestens 20 Prozent der festgelegten regelmäßigen Arbeitszeit liegt.

Damit es sich um eine Auswärtstätigkeit oder Dienstreise handelt, muss der Arbeitnehmer eine gewisse Zeit sowohl von seiner regelmäßigen Arbeitsstätte als auch von seiner eigenen Wohnung entfernt sein. Dabei ist entscheidend, an welchem Ort die Tätigkeit stattfindet. Demnach liegt keine regelmäßige Arbeitsstätte vor, wenn ein Arbeitnehmer die bestimmte ortsfeste Einrichtung nur besucht, um Kontrollen und Organisatorisches vorzunehmen.

Dienstreise: Rechtslage seit 2008

Mit der Neufassung der Lohnsteuerrichtlinien im Jahr 2008 erfolgte eine Zusammenfassung der Begriffe Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit zu der Bezeichnung Auswärtstätigkeit. Diese Zusammenfassung unter einem Begriff bietet Arbeitnehmern, die aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit oftmals Auswärtstätigkeiten nachgehen, steuerliche Vorteile.

Somit ist die Dauer des Aufenthalts und die Art der Tätigkeit seit der Neufassung nicht mehr von Belang, stattdessen wird nur darauf geachtet, ob sich der Arbeitnehmer an einem Arbeitstag in der Woche in der betrieblichen Einrichtung aufhält. Darüber hinaus genügt auch eine zusammenhängende Tätigkeit, die über mehr als 46 Wochen im Jahr ausgeübt wird. Von den 52 Kalenderwochen im Jahr werden sechs Wochen an Urlaub abgezogen.

Für die zurückgelegten Fahrten besteht die Möglichkeit, jeden gefahrenen Kilometer der Hin- und der Rückfahrt steuerlich geltend zu machen. Dafür können entweder die tatsächlichen Kosten angegeben werden oder die pauschalen Kilometersätze kommen zum Einsatz. Vor der Neufassung wurde aus der Auswärtstätigkeit eine regelmäßige Arbeitsstätte gemacht, wenn der Aufenhalt drei Monate erreicht hatte. Demnach konnten ab dem vierten Monat auch nur noch die Fahrten bei der Steuererklärung anhand der Entfernungspauschale berücksichtigt werden, die zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte zurückgelegt wurden.

Nicht mehr aktuell war nach der Änderung außerdem die 30-Kilometer-Grenze. Diese galt für die Fahrten, die Arbeitnehmer, bei denen dauerhaft andere Einsatzorte vorhanden waren, wie es etwa bei Bau- oder Montagearbeitern oder Kundendienstmonteuren der Fall ist, zwischen ihrer Wohnung und der jeweiligen Einsatzstelle zurück legten.

Handelt es sich nicht um dieselbe Auswärtstätigkeit, so spielt bei der Absetzung von Verpflegungsmehraufwendungen die zeitliche Komponente keine Rolle. Ein Wechsel zwischen Auswärtstätigkeiten ist dann gegeben, wenn eine Tätigkeit nicht mehr als zwei Tage in der Woche stattfindet. Sollte jedoch dieselbe Auswärtstätigkeit vorliegen, können die Verpflegungsmehraufwendungen weiterhin nur für die ersten drei Monate geltend gemacht werden.

Bezüglich der steuerlichen Berücksichtigung von Übernachtungskosten bei Dienstreisen wurde eine Beschränkung auf die tatsächliche Höhe vorgenommen. Diese können dann bei den Werbungskosten angegeben werden. Pauschale Abzüge können weder im Inland noch im Ausland weiterhin vorgenommen werden.

Rechtslage vor 2008

Um eine Dienstreise handelt es sich, wenn ein Arbeitnehmer für eine gewisse Zeit nicht an seiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig ist, sondern in einem anderen Ort und in dem Zug auch nicht in seiner privaten Wohnung wohnt. Dabei ist die Voraussetzung, dass nach der Dienstreise wieder in die ursprüngliche Wohnung und an die regelmäßige Arbeitsstätte zurückgekehrt wird. Sollte sich der Arbeitnehmer mehr als drei Monate auf Dienstreise befinden und an einem anderen Ort tätig sein, handelt es sich nicht mehr um eine Dienstreise sondern stattdessen um Arbeit an der neuen regelmäßigen Arbeitsstätte. Werden Fahrten für den gleichen Arbeitgeber jedoch zu verschiedenen regelmäßigen Arbeitsstätten vorgenommen, liegt ebenfalls eine Dienstreise vor. Eine Unterscheidung muss allerdings zwischen einer Dienstreise, einer Einsatzwechseltätigkeit und einer Fahrtätigkeit vorgenommen werden.

Fahrtkosten, Übernachtsungskosten und Verpflegungsmehraufwand sind Kosten, zu denen es aufgrund einer Dienstreise kommt. Zusammengefasst werden sie unter dem Begriff Reisekosten. Diese kann der Arbeitgeber seinen Angestellten steuerfrei erstatten. Entscheidet der Arbeitgeber sich dagegen, kann der Arbeitnehmer selbst die Reisekosten als Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit durch die Einkommensteuererklärung absetzen.

Damit dem steuerlichen Abzug der Reisekosten nichts im Weg steht, darf die Dienstreise fast ausschließlich nur beruflich veranlasst sein. Sollten außerdem private Zwecke in die Reise eingebunden sein, wie beispielsweise ein Urlaub im Anschluss an die beruflichen Pflichten, kann die Absetzung der Reisekosten untersagt werden.