Arbeitnehmer können Fahrtkosten als Pendlerpauschale absetzen, die für die Wege zwischen ihrer Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte aufkommen. Besitzt ein Arbeitnehmer mehrere Wohnungen, ist für den Steuerabzug wichtig, welche der Wohnungen den Lebensmittelpunkt darstellt. Demnach sind auch die Fahrtkosten zwischen der weiter entfernten Wohnung absetzbar, solange das Kriterium erfüllt wird.
Ab dem Jahr 2022 gilt folgendes: die Pendlerpauschale gilt bis zum 20. Kilometer unverändert bei 0,30 Euro; ab dem 21. Kilometer erhöht sich die Pauschale auf 0,38 Euro für die Jahre 2022 bis 2026.
Da die Fahrtkosten nur für die Wege zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abgesetzt werden können, ist es wichtig, diese Tätigkeitsstätte zu bestimmen. Dabei gilt grundsätzlich, dass für ein Dienstverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte vorhanden sein kann. Bei dieser handelt es sich immer um die, die fest an dem jeweiligen Ort ist und in der der Arbeitgeber die Hauptarbeitstätigkeiten durchführen lässt.
Des Weiteren muss diese Tätigkeitsstätte diejenige sein, die im Arbeitsvertrag angegeben wird, an der also der Arbeitnehmer regulär seiner Tätigkeit nachgehen soll. Bei einer unbefristeten Zuordnung oder mindestens einer für 48 Monate wird von einer dauerhaften Zuordnung zur Tätigkeitsstätte ausgegangen. Sollte diese Zuordnung nicht dem Arbeitsvertrag zu entnehmen sein, handelt es sich um eine erste Tätigkeitsstätte, wenn der Arbeitnehmer dort entweder an jedem Arbeitstag oder zwei volle Arbeitstage pro Woche dort tätig ist.
Die gesetzliche Entfernungspauschale liegt bei 30 Cent pro gefahrenem Kilometer, wobei das genutzte Verkehrsmittel und die tatsächlichen Aufwendungen irrelevant sind. Diese Pendlerpauschale gilt für jeden Arbeitstag, der an der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet.
Pendlerpauschale Höchstbetrag
Die Entfernungspauschale kann pro Kalenderjahr maximal 4.500 Euro betragen. Sollten die Kosten über diesen Betrag hinausgehen, kann der Arbeitnehmer auch dann einen Steuerabzug erreichen. Dafür muss er allerdings die Fahrtwege mit seinem eigenen Fahrzeug zurücklegen oder ein vom Arbeitgeber bereitgestelltes Fahrzeug nutzen. Der zu erbringende Nachweis muss dabei lediglich beinhalten, dass die Fahrten mit dem jeweiligen Fahrzeug stattgefunden haben. Dagegen müssen Arbeitnehmer die tatsächlich entstandenen Kosten nicht nachweisen.
Entfernungskilometer der Kilometerpauschale
Jeder Kilometer, der zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte an einem Tag für Hin- und Rückfahrt zurückgelegt wird, kann durch die Kilometerpauschale von der Steuer abgesetzt werden. Dabei ist allerdings die Voraussetzung, dass Arbeitnehmer auf dem kurzmöglichsten Weg zu ihrer Arbeitsstätte fahren. Sollte für die Strecke ein Kraftfahrzeug anstelle von öffentlichen Verkehrsmitteln genutzt werden, muss die Strecke nicht die kürzeste sondern die verkehrsgünstigste sein. Auch bei mehrfachen Fahrten der Strecke am Tag, beispielsweise für Mittagspausen, berücksichtigt das Finanzamt nur die Hin- und Rückfahrt zu Beginn und Beendigung der Tätigkeit am Tag.
Abgeltungswirkung der Pendlerpauschale
Abgesehen von den reinen Spritkosten, die Arbeitnehmer für die Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte absetzen können, fallen in die Pendlerpauschale ebenfalls Kosten wie Parkgebühren, Finanzierungskosten für das Fahrzeug oder Versicherungsbeiträge. Kommt es auf der Arbeitsstrecke zu einem Unfall, gehören die Fahrtkosten den außergewöhnlichen Aufwendungen an und können somit zusätzlich zur Entfernungspauschale abgesetzt werden.
Kommt es durch den Arbeitgeber zu einer pauschalen Versteuerung eines Fahrtkostenzuschusses oder liegt ein steuerfreier Sachbezug vor, mindern diese Beträge die Aufwendungen, die anhand der Kilometerpauschale steuerlich abgesetzt werden können.
Tatsächliche Kosten berücksichtigen
Sollten die Fahrtkosten, die für den Arbeitsweg mittels öffentlicher Verkehrsmittel entstehen, die Höchstgrenze der Entfernungspauschale überschreiten, können Arbeitnehmer die tatsächliche Höhe geltend machen. Im Fall von behinderten Arbeitnehmern besteht die Möglichkeit zur Berücksichtigung der tatsächlichen Fahrtkosten anstelle der Nutzung der Pendlerpauschale immer. Voraussetzung dafür ist ein Behinderungsgrad von mindestens 70 oder ein Gad von 50, wobei die Behinderung dann auch die Möglichkeit, sich im Straßenverkehr fortzubewegen erheblich einschränken muss. Über die Auswirkungen der Behinderung müssen die betroffenen Personen amtliche Nachweise erbringen.
Behinderte Arbeitnehmer können für den Arbeitsweg immer die tatsächlichen Fahrtkosten anhand der Pendlerpauschale von 30 Cent pro Kilometer geltend machen. Kommt es auf dem Arbeitsweg bei behinderten Menschen zu einem Unfall, werden wie auch bei nicht behinderten Menschen die Kosten separat neben der Kilometerpauschale geltend gemacht.
Aktualisiert am 30. Januar 2024