Lohnabrechnung 2024

Die Lohnabrechnung basiert auf der Steueridentifikationsnummer. Sie ist die persönliche Steuernummer für jeden Bürger in Deutschland seit dem Jahr 2007. Sie ersetzt die bis zu diesem Zeitpunkt gültige Steuernummer natürlicher Personen und wird auf dem Einkommenssteuerbescheid und der Abrechnung vermerkt. Dieser Steuernummer liegen die Daten des Melderegisters des jeweiligen Wohnorts zugrunde.

Alle persönlichen Daten des Arbeitnehmers werden gespeichert: der Familienname, Geburtsname, Geburtstag, Wohnort und das zuständige Finanzamt. Die Abrechnung verzeichnet ferner den Beschäftigungsbeginn und den Abrechnungszeitraum.

Die in das jeweilige Kalenderjahr entfallenden Steuer- und Sozialversicherungstage bilden die Grundlage zur Lohnberechnung. Seit dem Jahr 2012 werden die Lohnsteuermerkmale  wie Steuerklasse, Religionszugehörigkeit, Freibeträge und die Zahl der Kinderfreibeträge in einer Datenbank (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale – ELStAM) der Finanzverwaltung gespeichert und den Arbeitgebern zwecks vereinfachtem Lohnsteuernachweis zur Verfügung gestellt.

Lohnabrechnung: Steueridentifikationsnummer

Mit Einführung dieser Steueridentifikationsnummer hat sich für die Arbeitgeber, die Finanzämter, die Sozialversicherungen und die Melderegister der Datenaustausch und Datenabgleich vereinfacht. Straftaten im Steuerbereich werden erschwert, da Steuerbehörden Steuersünder nun leichter ausfindig machen können. Die Personalverwaltung kann die Lohnabrechnung auf dieser vereinfachten Basis durchführen.

Eine wachsende Zahl von Behörden hat die Möglichkeit, auf die Daten der Arbeitnehmer zuzugreifen. Bisher haben jedoch nur die Finanzbehörden das Recht, diese Daten beim Bundeszentralamt für Steuern abzurufen. Alle weiteren Behörden bekommen diese Daten nur mit einer Ausnahmegenehmigung zur Verfügung gestellt.

Lohnabrechnung: Lohnsteuerbescheinigung

Die Personalabteilung legt ihrer Lohnabrechnung das Arbeitsrecht, das Lohnsteuergesetz, das Jugendarbeitsschutzgesetz, das Schwerbehindertengesetz, das berufsspezifische Tarifrecht, die branchenüblichen Tarifvereinbarungen und den Arbeitsvertrag zugrunde.

Wichtige Merkmale für die Lohnabrechnung sind das Alter der Arbeitnehmer, die Länge der Betriebszugehörigkeit, Urlaubsanspruch, Überstunden und Ausbildungsverhältnisse. Die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und der Solidaritätszuschlag sind die drei wichtigsten Lohnsteuermerkmale 2019 des Lohnsteuergesetzes. Zu welchem Zeitpunkt und in welchen Zeitabständen der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber seine Abrechnung erhält, hängt von dem im Arbeitsvertrag festgelegten Zeitpunkt der Lohnauszahlung ab. Art und Umfang der Abrechnung können variieren.

Erhält ein Arbeitnehmer jeden Monat ein Arbeitsentgelt in gleicher Höhe, so ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, jedes Mal eine erneute Aufstellung auszustellen. Sie muss jedoch erfolgen, wenn sich die Höhe des Arbeitsentgelts ändert. Der Arbeitgeber muss die Abrechnung nicht zwingend durch seine eigene Personalabteilung erstellen lassen. Er kann dritte Parteien, etwa ein Steuerbüro, mit dieser Dienstleistung beauftragen. Arbeitgeber sind verpflichtet, ihren Arbeitnehmern einen Lohnsteuernachweis für das vorangegangene Kalenderjahr auszustellen, da auf dieser Grundlage die Einkommenssteuererklärung für das Finanzamt erstellt wird, das daraufhin den entsprechenden Steuerbescheid ausstellt.

Lohnabrechnung: Lohnsteuernachweis

Dieser Lohnsteuernachweis erfolgt für die Arbeitnehmer in Papierform (Lohnsteuerbescheinigung). Der Arbeitgeber übermittelt die Daten der Lohnsteuerbescheinigung elektronisch direkt an das Finanzamt.

Die Entgeltabrechnung muss detaillierte Angaben darüber enthalten, wie sich das Arbeitsentgelt zusammensetzt, wobei die Lohnnebenkosten der wichtigste Faktor sind. Die Lohnsteuermerkmale bilden die Grundlage für die Abzüge der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge. Hat ein Arbeitnehmer einen nur geringen Verdienst oder Kinderfreibeträge zu verzeichnen, kann es durchaus möglich sein, dass keine Lohnsteuer und der damit verbundene Solidaritätszuschlag zu entrichten sind.

Lohnsteuermerkmale

Zu den Angaben des Arbeitsentgelts gehören die Lohnsteuermerkmale, ein eventueller Lohnsteuerwechsel, Zuschläge für Schichtarbeit, oder Urlaubsgeld, eine eventuelle Mehrfachbeschäftigung, Abzüge vom Gehalt, zum Beispiel Pfändungen, und die Abzüge für die Sozialversicherungen (Lohnnebenkosten), die Kirchensteuer, den Solidaritätszuschlag sowie die Pflegeversicherung. Lohnabrechnungen, denen ein Gehalt zwischen 400,01 Euro und 800 Euro zugrunde liegt, müssen auf Basis der sogenannten Gleitzone erstellt werden, da die Lohnnebenkosten in Form von Abzügen zu den Sozialversicherungen steigen, je höher der Verdienst ist.

Umgekehrt sinken diese Abgaben, sollte dieser Verdienst niedriger ausfallen. Bei mehreren Arbeitgebern erhält der Arbeitnehmer entsprechend mehr als eine Lohnsteuerbescheinigung. Geringverdiener mit einem Verdienst bis zu 450 Euro müssen keine Lohnnebenkosten entrichten, können jedoch einen freiwilligen Rentenbeitrag in die Rentenkasse einzahlen. Sie erhalten daher von ihrem Arbeitgeber auch keine Lohnsteuerbescheinigung  als Lohnsteuernachweis.

Lohnsteuerwechsel

Die Lohnabrechnung hat Dokumentencharakter. Sie dient als Lohnsteuernachweis sowie als Verdienstbescheinigung bei Banken und Behörden und darf keine wissentlich falschen Angaben enthalten. In der Regel müssen Lohnabrechnungen über einen Zeitraum von zehn Jahren archiviert werden, entweder in analoger oder in digitaler Form.

Arbeitnehmer sollten diese Belege bis zu ihrem Renteneintritt als Lohnsteuernachweis  aufbewahren. Verheiratete Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, einmal im Jahr einen Lohnsteuerwechsel für sich in Anspruch zu nehmen. Bezieht der Ehepartner keinen Arbeitslohn mehr, nimmt er nach Arbeitslosigkeit wieder ein Arbeitsverhältnis auf, leben die Ehepartner dauerhaft getrennt oder ist der Ehepartner verstorben, ist ein Lohnsteuerwechsel möglich. Ein Lohnsteuerwechsel erfolgt bei Heirat und der Geburt von Kindern.  Ob sich ein Lohnsteuerwechsel lohnt oder nicht, sollten Arbeitgeber durch ihren Steuerberater klären lassen.

Beispiel

Monatliches Gehalt/Lohn brutto

+ geldwerte Vorteile oder Sachbezüge
+ vermögenswirksame Leistungen (freiwillige Leistung des Arbeitgebers)
+ betriebliche Altersvorsorge (ist längst nicht in allen Firmen der Fall) Monatliches Gehalt/Lohn brutto – betriebliche Altersvorsorge (leistet der Arbeitnehmer)

= beitragspflichtiges Arbeitsentgelt brutto
– Steuerfreibeträge (zum Beispiel Kinderfreibeträge)
– betriebliche Altersvorsorge

= steuerpflichtiges Arbeitseinkommen
– Lohnsteuer (abhängig von Lohn/Gehalt + Steuerklasse)
– Kirchensteuer (9 %)
– Solidaritätszuschlag (5,5 % von der Lohnsteuer)
– Krankenversicherung (14,6 %, davon Hälfte AG + Zahnersatz AN 0,9 %)
– Rentenversicherung (18,6 %, davon Hälfte AG)
– Arbeitslosenversicherung (3 %, davon Hälfte AG)
– Pflegeversicherung (2,34 %, davon Hälfte AG)
– Beitragszuschläge Pflegeversicherung (0,25 % AN über 23, kinderlos)

Lohnnebenkosten

= Arbeitsentgelt Netto
– Sachbezüge
– vermögenswirksame Leistungen (Arbeitnehmer, freiwillig)
– persönliche Abzüge (Pfändung, Arbeitgeberdarlehn)
+ steuer- und sozialversicherungsfreie Aufwandsentschädigungen

= Nettobetrag, der an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird

Hinweis: Die Abgaben zu den Sozialversicherungen werden von Arbeitgeber und Arbeitnehmer je zur Hälfte getragen. Die Abgaben zur Unfallversicherung trägt der Arbeitgeber alleine.